Hangi form nerede, kaç adet kaldı, hangi seri kimde?
BEYS; basılı formların yıllık planlamasından basım siparişine, birimlere sevkinden teslim tutanağına kadar tüm akışı tek yerde yürütür. Seri numarası taşıyan kıymetli evrakta hangi seri aralığının hangi birimde olduğu tek tek izlenir.
Kurum ağında çalışır · Windows Server · SQL Server · IIS · Veriler kurum dışına çıkmaz
150'yi aşkın form, tek bir tanım listesinde.
Tahsilat fişinden tahakkuk evrakına, trafik ceza tutanağına kadar bastırılan her form örnek numarasıyla tanımlıdır. Formun kıymetli (seri numaralı) olup olmadığı, cilt ve koli katsayıları, yürürlük durumu aynı kartta durur.
Örnek numarasıyla tanım
Her form örnek numarası, adı ve türüyle tanımlanır; cilt, koli ve adet katsayıları bir kez girilir, tüm plan ve sevk hesapları bu katsayılarla yapılır.
Kıymetli evrak ayrımı
Seri numarası taşıyan formlar disiplinli olarak işaretlenir; bu formlarda seri-sıra no girişi ve seri bazlı takip zorunlu hâle gelir.
Form değişim izleme tablosu
Bir formun yeni versiyonu yürürlüğe girdiğinde değişim tablodan izlenir; hangi birimin elinde hangi versiyondan kaç adet kaldığı görülür.
Uygulamadan kalkan formlar
Yürürlükten kalkan formlar ayrı listelenir; birimlerde kalan stoğun toplatılması ya da imhası aynı liste üzerinden yürütülür.
Yıllık plan, birimin talebinden çıkar.
Birimler yıllık ve günlük ihtiyacını sistemden ister. Talepler form ve birim bazında toplulaştırılır; onaylanan miktarlar dağıtım planına, plan da basım siparişine dönüşür.
Yıllık ve günlük talep
Birim yıllık ihtiyacını dönem başında girer, yıl içinde biten formlar için günlük talep açar ve talebin hangi aşamada olduğunu kendi ekranından izler.
Forma ve birime göre plan
Dağıtım planı iki yönden de yapılabilir: bir formun tüm birimlere dağılımı ya da bir birime gidecek formların tamamı.
Genel dağıtım planı
Son üç yılın stok ve talep icmali ile içinde bulunulan yılın dağıtım planı tek Excel tablosunda toplanır.
Basım siparişi ve depo girişi
Onaylanan plan basım siparişine dönüşür; matbaadan gelen formlar teslim alınarak ana depo stoğuna eklenir.
Hangi seri aralığı, hangi birimde?
Seri numarası taşıyan formlarda sevk yalnızca adetle kapanmaz; gönderilen seri-sıra aralığı da kayda geçer. Böylece bir belgenin hangi birime, hangi tarihte, hangi tutanakla gittiği yıllar sonra bile bulunur.
Seri-sıra no girişi
Sevk edilen kıymetli evrakın seri ve sıra aralığı sevk kaydına işlenir; aralıklar çakışamaz, aynı seri iki birime birden gidemez.
Disiplinli kağıt raporu
Form ve tarih aralığı seçilerek teslim edilen ve teslim alınan seri numaraları listelenir, Excel'e aktarılır.
Tutanakla eşleşme
Teslim tutanağı üzerindeki seri aralığıyla birlikte sistemden basılır; birim teslim aldığında kayıt sistem üzerinde kapanır.
Denetimin ilk sorduğu şey seri numarasıdır: "Bu numaralı belge kime verildi?" Cevabı tek ekranda, tarihi ve tutanağıyla birlikte durur.
Ana depodan birimin dolabına kadar.
Stok üç katmanda izlenir: ana depo, il ve birim. Sayım girişi, en az stok uyarısı, birimler arası transfer ve imha işlemleri aynı stok kaydı üzerinde yürür.
Ana depo, il ve birim stoğu
Bir formun ana depoda, ildeki depoda ve birimde kaç adet kaldığı ayrı ayrı ve yıl bazında görülür.
Sayım ve en az stok uyarısı
Fiziki sayım sonuçları sisteme girilir; her form için tanımlanan en az stok adedinin altına inildiğinde uyarı düşer.
Birimler arası transfer
Bir birimde fazla, diğerinde eksik olan form merkeze yük olmadan transfer edilir; hareket iki birimin de kaydına yazılır.
İmha ve yıl sonu devri
Yürürlükten kalkan ya da zayi olan evrak, imha yazısının tarih ve numarasıyla kayıttan düşülür; yıl sonunda kalan stok yeni yıla devredilir.
Türkiye'nin tamamı tek ekranda.
Talep, sevk ve teslim hareketleri tarih aralığına göre raporlanır; illerin stok durumu Türkiye haritası üzerinden okunur.
İl stok dağılım haritası
Seçilen formun illerdeki stok durumu harita üzerinde renklenir; darlık yaşayan iller bir bakışta ayrışır.
Sevk, talep ve teslim raporları
Gelen talepler, yapılan sevkler, teslim tutanakları ve form bazlı sevk dökümü tarih aralığıyla listelenir, Excel'e aktarılır.
Genel durum panosu
Bekleyen talepler, günün sevkleri ve stoğu azalan formlar açılış ekranında toplanır.
Talepten teslim tutanağına dört adım.
Sistem, evrakın matbaadan birimin dolabına kadarki yolunu tek akışta tutar; her adım bir öncekinin kaydını kapatır.
Birim talebini girer
Yıllık ya da günlük talep, gerekçesi ve istenen miktarla birlikte sisteme girilir.
Plan ve sevk
Talepler toplulaştırılır, dağıtım planı yapılır ve sevk çıkışı verilir; ana depo stoğu düşer.
Seri-sıra no ve tutanak
Kıymetli evrakta gönderilen seri aralığı işlenir, teslim tutanağı sistemden basılır.
Birim teslim alır
Birim gelen formu teslim alır; stok birimin üzerine geçer, tutanak kaydı kapanır.
Kendi sunucunuzda, kendi verinizle.
BEYS kurumunuzun ağında çalışır; form tanımları, seri numaraları ve tutanaklar kurum dışına çıkmaz. Kurulum birim ağacınıza ve form listenize göre yapılandırılır.
Gereksinimler: Windows Server · SQL Server · IIS · Kurum ağı