أي نموذج أين، وكم بقي منه، ومَن لديه أي نطاق أرقام؟
يدير BEYS السلسلة كاملة في مكان واحد: من الخطة السنوية لكل نموذج إلى أمر الطباعة، ومن الشحن إلى الوحدات حتى محضر التسليم الموقّع. وفي المستندات ذات الأرقام المتسلسلة يبقى كل نطاق مرتبطًا بالوحدة التي تحتفظ به.
يعمل داخل شبكتكم · Windows Server · SQL Server · IIS · بياناتكم لا تغادر المؤسسة
أكثر من 150 نموذجًا في قائمة تعريف واحدة.
كل نموذج مطبوع — من إيصال التحصيل وأوراق الربط إلى دفتر مخالفات شرطة المرور — معرَّف برقم النموذج. وهل هو من المستندات المتسلسلة، ومعاملات الدفتر والصندوق، وحالة سريانه: كلها في البطاقة نفسها.
التعريف برقم النموذج
يُعرَّف كل نموذج برقمه واسمه ونوعه؛ وتُدخل معاملات الدفتر والصندوق والنسخة مرة واحدة لتقوم عليها كل حسابات التخطيط والشحن.
تمييز المستندات المتسلسلة
تُعلَّم النماذج التي تحمل أرقامًا متسلسلة بوصفها خاضعة للضبط؛ فيصبح إدخال النطاق والتتبّع بالرقم إلزاميًا فيها.
جدول تتبّع الإصدارات
عند دخول إصدار جديد حيّز التنفيذ يُتابَع الانتقال من جدول واحد: تظهر الوحدة التي ما زال لديها كم نسخة من الإصدار القديم.
النماذج الملغاة
تُدرج النماذج التي أُلغي العمل بها على حدة؛ ومن القائمة نفسها يُدار سحب ما تبقّى منها لدى الوحدات أو إتلافه.
الخطة السنوية تخرج من طلبات الوحدات.
ترفع الوحدات احتياجها السنوي واليومي عبر النظام. وتُجمَّع الطلبات حسب النموذج وحسب الوحدة؛ فتتحول الكميات المعتمدة إلى خطة توزيع، وتتحول الخطة إلى أمر طباعة.
طلب سنوي وطلب يومي
تُدخل الوحدة احتياجها السنوي في بداية الفترة، وتفتح طلبًا يوميًا لما ينفد خلال العام، وتتابع مرحلة الطلب من شاشتها.
حسب النموذج أو حسب الوحدة
تُبنى خطة التوزيع من الجهتين: نموذج واحد موزَّع على كل الوحدات، أو كل النماذج المتجهة إلى وحدة واحدة.
خطة التوزيع العامة
يُجمع ملخص الأرصدة والطلبات لآخر ثلاث سنوات مع خطة السنة الجارية في جدول Excel واحد.
أمر الطباعة والإدخال للمستودع
تتحول الخطة المعتمدة إلى أمر طباعة؛ وما يأتي من المطبعة يُستلم ويُضاف إلى رصيد المستودع المركزي.
أي نطاق أرقام، وفي أي وحدة؟
في النماذج ذات الأرقام المتسلسلة لا تُغلق الشحنة بالكمية وحدها؛ بل يُسجَّل معها نطاق الأرقام المرسل. وبعد سنوات يظل ممكنًا معرفة أي وحدة استلمت مستندًا بعينه، وفي أي تاريخ، وبأي محضر.
إدخال نطاق الأرقام
يُكتب نطاق السلسلة والتسلسل في قيد الشحن؛ ولا يمكن أن تتداخل النطاقات أو يذهب الرقم نفسه إلى وحدتين.
تقرير المستندات المضبوطة
باختيار النموذج والفترة تُدرج الأرقام المسلَّمة والمستلَمة، مع تصديرها إلى Excel.
المطابقة مع المحضر
يُطبع محضر التسليم من النظام ومعه نطاق الأرقام؛ وعند تأكيد الوحدة للاستلام يُغلق القيد.
أول ما تسأل عنه الرقابة رقمٌ متسلسل: "لمن سُلّم المستند حامل هذا الرقم؟" والجواب في شاشة واحدة، بتاريخه ومحضره.
من المستودع المركزي إلى خزانة الوحدة.
يُتابع الرصيد على ثلاث طبقات: المستودع المركزي والمحافظة والوحدة. ويجري الجرد وتنبيه الحد الأدنى والنقل بين الوحدات والإتلاف كلها على قيد المخزون نفسه.
رصيد المركز والمحافظة والوحدة
كم نسخة بقيت من النموذج في المستودع المركزي وفي مستودع المحافظة وفي الوحدة، يظهر كل على حدة وبحسب السنة.
الجرد وتنبيه الحد الأدنى
تُدخل نتائج الجرد الفعلي إلى النظام؛ وعند نزول النموذج تحت حده الأدنى المحدد يصدر تنبيه.
النقل بين الوحدات
ما يزيد لدى وحدة وينقص لدى أخرى يُنقل دون الرجوع إلى المركز؛ وتُكتب الحركة في سجل الوحدتين معًا.
الإتلاف وترحيل آخر السنة
يُخصم الملغى أو التالف من الرصيد بتاريخ كتاب الإتلاف ورقمه؛ وفي نهاية السنة يُرحَّل الباقي إلى السنة الجديدة.
البلد كله في شاشة واحدة.
تُستخرج حركات الطلب والشحن والاستلام حسب الفترة؛ وتُقرأ أرصدة المحافظات على الخريطة.
خريطة الأرصدة بالمحافظات
يُلوَّن رصيد النموذج المختار على الخريطة، فتتمايز المحافظات التي تعاني نقصًا من نظرة واحدة.
تقارير الشحن والطلب والاستلام
الطلبات الواردة والشحنات المنفَّذة ومحاضر التسليم وتفصيل الشحن حسب النموذج تُدرج بحسب الفترة وتُصدَّر إلى Excel.
لوحة الحالة العامة
الطلبات المعلّقة وشحنات اليوم والنماذج التي أوشكت على النفاد تجتمع في شاشة البداية.
أربع خطوات من الطلب إلى محضر التسليم.
يحفظ النظام الطريق كاملًا — من المطبعة إلى خزانة الوحدة — في مسار واحد، وكل خطوة تُغلق قيد الخطوة التي سبقتها.
الوحدة ترفع الطلب
يُدخل الطلب السنوي أو اليومي مع مبرره والكمية المطلوبة.
الخطة والشحن
تُجمَّع الطلبات وتُعتمد خطة التوزيع ويصدر أمر الشحن؛ فينخفض رصيد المستودع المركزي.
نطاق الأرقام والمحضر
في المستندات المتسلسلة يُسجَّل النطاق المرسل ويُطبع محضر التسليم من النظام.
الوحدة تستلم
تستلم الوحدة النماذج؛ فينتقل الرصيد إليها ويُغلق قيد المحضر.
على خادمكم أنتم، وببياناتكم أنتم.
يعمل BEYS داخل شبكة مؤسستكم؛ فتعريفات النماذج والأرقام المتسلسلة والمحاضر لا تغادرها. ويُهيَّأ التركيب وفق شجرة وحداتكم وقائمة نماذجكم.
المتطلبات: Windows Server · SQL Server · IIS · شبكتكم الداخلية