Quale modulo è dove, quanti ne restano, chi ha quale serie?
BEYS tiene l'intera catena in un unico posto: dal piano annuale di ogni modulo all'ordine di stampa, dalla spedizione agli uffici al verbale di consegna firmato. Per i moduli con numero di serie ogni intervallo resta legato all'ufficio che lo detiene.
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Oltre 150 moduli in un'unica anagrafica.
Ogni modulo stampato — dalla ricevuta di pagamento agli atti di liquidazione, fino al blocchetto delle contravvenzioni — è definito dal suo numero. Se è numerato, con quali coefficienti di blocco e di scatola e se è ancora in vigore: tutto sulla stessa scheda.
Definito dal numero del modulo
Ogni modulo è definito da numero, denominazione e tipo; i coefficienti di blocco, scatola e pezzo si inseriscono una volta e valgono per tutti i calcoli di piano e spedizione.
Moduli numerati contrassegnati
I moduli che portano un numero di serie sono contrassegnati come controllati: l'inserimento dell'intervallo e la tracciatura per serie diventano obbligatori.
Tabella dei cambi versione
Quando entra in vigore una nuova versione il passaggio si legge in una tabella: si vede quale ufficio ha ancora quanti pezzi della precedente.
Moduli fuori uso
I moduli ritirati sono elencati a parte; il ritiro o la distruzione delle rimanenze negli uffici si governa dalla stessa lista.
Il piano annuale nasce dalle richieste degli uffici.
Gli uffici presentano a sistema il fabbisogno annuale e quello giornaliero. Le richieste vengono aggregate per modulo e per ufficio; le quantità approvate diventano il piano di distribuzione e il piano diventa l'ordine di stampa.
Fabbisogno annuale e giornaliero
L'ufficio inserisce il fabbisogno annuale a inizio periodo, apre richieste giornaliere per ciò che si esaurisce in corso d'anno e ne segue lo stato dalla propria schermata.
Per modulo o per ufficio
Il piano si costruisce in entrambe le direzioni: un modulo distribuito su tutti gli uffici, oppure tutti i moduli destinati a un ufficio.
Piano generale di distribuzione
Il riepilogo di giacenze e richieste degli ultimi tre anni, insieme al piano dell'anno in corso, confluisce in un unico foglio Excel.
Ordine di stampa e carico
Il piano approvato diventa ordine di stampa; ciò che torna dalla tipografia viene ricevuto e caricato a magazzino centrale.
Quale intervallo di serie, in quale ufficio?
Per i moduli numerati la spedizione non si chiude con la sola quantità: si registra anche l'intervallo di serie partito. Anche anni dopo si risale a quale ufficio ha ricevuto un dato documento, in che data e con quale verbale.
Inserimento dell'intervallo
Serie e progressivo vengono scritti sulla spedizione; gli intervalli non possono sovrapporsi e la stessa serie non può andare a due uffici.
Report degli stampati controllati
Scelti il modulo e il periodo, vengono elencati i numeri consegnati e ricevuti, con esportazione in Excel.
Riscontro con il verbale
Il verbale di consegna esce dal sistema con il suo intervallo di serie; quando l'ufficio conferma la ricezione, la registrazione si chiude.
La prima domanda di un controllo è un numero: «A chi è stato consegnato il documento con questo numero?». La risposta sta in una schermata, con data e verbale.
Dal magazzino centrale all'armadio dell'ufficio.
La giacenza si segue su tre livelli: magazzino centrale, provincia e ufficio. Inventario, soglia minima, trasferimento tra uffici e distruzione operano sulla stessa registrazione di magazzino.
Giacenza centrale, provinciale, di ufficio
Quanti pezzi di un modulo restano al magazzino centrale, in quello provinciale e nell'ufficio si vede separatamente e per anno.
Inventario e soglia minima
I risultati dell'inventario fisico si inseriscono a sistema; se un modulo scende sotto la soglia definita compare un avviso.
Trasferimento tra uffici
Ciò che a un ufficio avanza e a un altro manca si trasferisce senza passare dal centro; il movimento resta in entrambe le schede.
Distruzione e riporto annuale
I moduli ritirati o rovinati escono dalla giacenza con data e numero della lettera di distruzione; a fine anno la rimanenza passa all'esercizio successivo.
Tutto il Paese in una schermata.
Richieste, spedizioni e ricezioni si estraggono per periodo; la situazione delle province si legge sulla mappa.
Mappa delle giacenze per provincia
La giacenza del modulo scelto colora la mappa: le province in difficoltà si distinguono a colpo d'occhio.
Report di spedizione, richiesta e ricezione
Richieste ricevute, spedizioni effettuate, verbali di consegna e dettaglio delle spedizioni per modulo si elencano per periodo e si esportano in Excel.
Cruscotto di situazione
Richieste in attesa, spedizioni del giorno e moduli in esaurimento stanno sulla schermata di apertura.
Quattro passi, dalla richiesta al verbale.
Il sistema tiene tutto il percorso — dalla tipografia all'armadio dell'ufficio — in un unico flusso, e ogni passo chiude la registrazione lasciata dal precedente.
L'ufficio presenta la richiesta
La richiesta annuale o giornaliera si inserisce con motivazione e quantità.
Piano e spedizione
Le richieste vengono aggregate, il piano di distribuzione viene chiuso e la spedizione emessa; la giacenza centrale scende.
Intervallo di serie e verbale
Per i moduli numerati si registra l'intervallo inviato e si stampa il verbale di consegna.
L'ufficio riceve
L'ufficio prende in carico i moduli; la giacenza passa a lui e il verbale si chiude.
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BEYS gira dentro la rete della tua organizzazione; anagrafica moduli, numeri di serie e verbali non ne escono. L'installazione viene configurata sull'albero degli uffici e sull'elenco dei moduli.
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