Welcher Vordruck liegt wo, wie viele sind übrig, wer hat welchen Nummernkreis?
BEYS führt die ganze Kette an einer Stelle — von der Jahresplanung jedes Vordrucks über den Druckauftrag und den Versand an die Dienststellen bis zum unterschriebenen Übergabeprotokoll. Bei nummerierten Formularen ist jeder Nummernkreis der Dienststelle zugeordnet, die ihn hat.
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Über 150 Vordrucke in einer einzigen Stammliste.
Jeder gedruckte Vordruck — vom Zahlungsbeleg über Veranlagungspapiere bis zum Blockheft der Verkehrspolizei — ist mit seiner Vordrucknummer erfasst. Ob er nummeriert und damit kontrollpflichtig ist, Buch- und Kartonfaktoren sowie der Gültigkeitsstand stehen auf derselben Karte.
Erfassung über die Vordrucknummer
Jeder Vordruck ist mit Nummer, Bezeichnung und Art hinterlegt; Buch-, Karton- und Stückfaktoren werden einmal erfasst und in allen Planungs- und Versandrechnungen verwendet.
Nummerierte Vordrucke gekennzeichnet
Vordrucke mit Seriennummer werden als kontrollpflichtig markiert; bei ihnen wird die Erfassung des Nummernkreises und die Verfolgung je Nummer verbindlich.
Versionsverfolgung
Tritt eine neue Fassung in Kraft, ist der Wechsel in einer Tabelle nachvollziehbar: Sie sehen, welche Dienststelle noch wie viele der alten Fassung hat.
Außer Kraft gesetzte Vordrucke
Nicht mehr gültige Vordrucke werden separat gelistet; Rückruf oder Vernichtung der Restbestände laufen über dieselbe Liste.
Der Jahresplan entsteht aus dem Bedarf der Dienststellen.
Die Dienststellen melden Jahres- und Tagesbedarf im System. Anforderungen werden je Vordruck und je Dienststelle gebündelt; genehmigte Mengen werden zum Verteilplan, der Plan zum Druckauftrag.
Jahres- und Tagesbedarf
Die Dienststelle erfasst den Jahresbedarf zu Periodenbeginn, meldet unterjährig Tagesbedarf für aufgebrauchte Vordrucke und verfolgt den Stand am eigenen Bildschirm.
Nach Vordruck oder Dienststelle
Der Verteilplan lässt sich von beiden Seiten aufbauen: ein Vordruck über alle Dienststellen oder alle Vordrucke für eine Dienststelle.
Gesamtverteilplan
Bestands- und Bedarfsübersicht der letzten drei Jahre samt Plan des laufenden Jahres landen in einer einzigen Excel-Tabelle.
Druckauftrag und Wareneingang
Der genehmigte Plan wird zum Druckauftrag; was aus der Druckerei kommt, wird vereinnahmt und dem Zentrallager zugebucht.
Welcher Nummernkreis liegt in welcher Dienststelle?
Bei Vordrucken mit Seriennummer ist eine Lieferung nicht mit der Stückzahl erledigt — der versandte Nummernkreis wird mitgeschrieben. Auch Jahre später lässt sich sagen, welche Dienststelle ein bestimmtes Dokument wann und mit welchem Protokoll erhalten hat.
Erfassung des Nummernkreises
Serien- und Nummernbereich werden in den Lieferbeleg geschrieben; Bereiche dürfen sich nicht überschneiden, dieselbe Nummer kann nicht an zwei Dienststellen gehen.
Bericht kontrollpflichtiger Vordrucke
Nach Vordruck und Zeitraum werden ausgegebene und vereinnahmte Seriennummern aufgelistet und nach Excel exportiert.
Abgleich mit dem Protokoll
Das Übergabeprotokoll wird samt Nummernkreis aus dem System gedruckt; bestätigt die Dienststelle den Empfang, wird der Vorgang geschlossen.
Die Prüfung fragt zuerst nach einer Nummer: "An wen wurde das Dokument mit dieser Nummer ausgegeben?" Die Antwort steht auf einem Bildschirm — mit Datum und Übergabeprotokoll.
Vom Zentrallager bis zum Schrank in der Dienststelle.
Der Bestand wird auf drei Ebenen geführt: Zentrallager, Provinz und Dienststelle. Inventur, Mindestbestandswarnung, Umlagerung zwischen Dienststellen und Vernichtung laufen auf demselben Bestandssatz.
Bestand zentral, in der Provinz, vor Ort
Wie viele Exemplare eines Vordrucks im Zentrallager, im Provinzlager und in der Dienststelle liegen, wird getrennt und nach Jahr ausgewiesen.
Inventur und Mindestbestand
Ergebnisse der körperlichen Zählung werden erfasst; unterschreitet ein Vordruck seinen hinterlegten Mindestbestand, erscheint eine Warnung.
Umlagerung zwischen Dienststellen
Was die eine Dienststelle zu viel und die andere zu wenig hat, wird ohne Umweg über die Zentrale umgelagert; die Bewegung steht in beiden Akten.
Vernichtung und Jahresübertrag
Ungültige oder beschädigte Bestände werden mit Datum und Nummer des Vernichtungsschreibens ausgebucht; zum Jahreswechsel geht der Restbestand ins neue Jahr über.
Das ganze Land auf einem Bildschirm.
Anforderungen, Lieferungen und Vereinnahmungen werden nach Zeitraum ausgewertet; die Bestandslage der Provinzen liest man auf der Landkarte ab.
Bestandskarte der Provinzen
Der Bestand des gewählten Vordrucks wird auf der Karte eingefärbt — knappe Provinzen fallen auf den ersten Blick auf.
Liefer-, Bedarfs- und Empfangsberichte
Eingegangene Anforderungen, erfolgte Lieferungen, Übergabeprotokolle und eine Lieferübersicht je Vordruck werden nach Zeitraum gelistet und nach Excel exportiert.
Übersichtsanzeige
Offene Anforderungen, die Lieferungen des Tages und knapp werdende Vordrucke stehen auf dem Startbildschirm.
Vier Schritte von der Anforderung zum Protokoll.
Das System hält den ganzen Weg — von der Druckerei bis zum Schrank in der Dienststelle — als einen Ablauf; jeder Schritt schließt den Vorgang des vorherigen.
Dienststelle fordert an
Jahres- oder Tagesbedarf wird mit Begründung und gewünschter Menge erfasst.
Plan und Lieferung
Anforderungen werden gebündelt, der Verteilplan erstellt und die Lieferung ausgelöst; der Zentralbestand sinkt.
Nummernkreis und Protokoll
Bei nummerierten Vordrucken wird der versandte Bereich erfasst und das Übergabeprotokoll gedruckt.
Dienststelle vereinnahmt
Die Dienststelle nimmt die Vordrucke an; der Bestand geht auf sie über, das Protokoll wird geschlossen.
Auf Ihrem Server, mit Ihren Daten.
BEYS läuft im Netz Ihres Hauses; Vordruckstamm, Seriennummern und Protokolle verlassen es nicht. Die Installation wird auf Ihre Dienststellenstruktur und Ihre Vordruckliste zugeschnitten.
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