Какой бланк где, сколько осталось и у кого какой диапазон номеров?
BEYS ведёт всю цепочку в одном месте: от годового плана по каждому бланку до заказа в типографию, от отгрузки в подразделение до подписанного акта передачи. По бланкам строгой отчётности каждый диапазон номеров закреплён за подразделением, у которого он находится.
Работает в вашей сети · Windows Server · SQL Server · IIS · Данные не покидают организацию
Более 150 бланков — в одном справочнике.
Каждый печатный бланк — от квитанции об оплате и документов начисления до книжки протоколов у дорожной полиции — описан своим номером формы. Является ли он бланком строгой отчётности, коэффициенты книжки и коробки, действует ли он ещё — всё на одной карточке.
Описание по номеру формы
Каждый бланк задан номером, наименованием и видом; коэффициенты книжки, коробки и штуки вводятся один раз и участвуют во всех расчётах плана и отгрузки.
Отметка строгой отчётности
Бланки с серийными номерами помечаются как подотчётные: ввод диапазона и учёт по номерам становятся обязательными.
Таблица смены версий
Когда вводится новая редакция бланка, переход виден в таблице: у какого подразделения и сколько осталось старой редакции.
Отменённые бланки
Выведенные из обращения бланки перечислены отдельно; изъятие или уничтожение остатков в подразделениях ведётся из этого же списка.
Годовой план складывается из заявок подразделений.
Подразделения подают годовую и текущую потребность через систему. Заявки сводятся по бланку и по подразделению; утверждённые количества превращаются в план распределения, а план — в заказ типографии.
Годовая и суточная заявка
Подразделение вносит годовую потребность в начале периода, подаёт текущие заявки на то, что закончилось, и следит за стадией на своём экране.
По бланку или по подразделению
План строится с обеих сторон: один бланк по всем подразделениям либо все бланки для одного подразделения.
Сводный план распределения
Сводка остатков и заявок за три года вместе с планом текущего года собирается в одну таблицу Excel.
Заказ типографии и приём на склад
Утверждённый план превращается в заказ; поступившее из типографии принимается и приходуется на центральный склад.
Какой диапазон номеров и в каком подразделении?
По нумерованным бланкам отгрузка не закрывается одним количеством: вместе с ней записывается отправленный диапазон серий и номеров. Даже спустя годы видно, какое подразделение получило конкретный документ, когда и по какому акту.
Ввод серии и номеров
Диапазон серии и номеров записывается в отгрузку; диапазоны не пересекаются, одна и та же серия не может уйти в два подразделения.
Отчёт по подотчётным бланкам
По выбранному бланку и периоду выводятся выданные и принятые номера с выгрузкой в Excel.
Сверка с актом передачи
Акт передачи печатается из системы вместе с диапазоном номеров; после подтверждения получения запись закрывается.
Проверка всегда начинается с номера: «Кому выдан документ с этим номером?» Ответ помещается на одном экране — с датой и актом передачи.
От центрального склада до шкафа в подразделении.
Остатки ведутся на трёх уровнях: центральный склад, область и подразделение. Инвентаризация, предупреждение о минимуме, перемещение между подразделениями и уничтожение работают на одной и той же складской записи.
Центральный, областной и местный остаток
Сколько экземпляров бланка осталось на центральном складе, на областном и в подразделении, видно отдельно и по годам.
Инвентаризация и минимальный остаток
Результаты физического пересчёта вносятся в систему; при падении ниже заданного минимума выводится предупреждение.
Перемещение между подразделениями
То, чего у одного подразделения избыток, а у другого нехватка, перемещается без участия центра; движение пишется в обе карточки.
Уничтожение и переход на новый год
Отменённые или испорченные бланки списываются с датой и номером письма об уничтожении; в конце года остаток переходит на следующий.
Вся страна на одном экране.
Заявки, отгрузки и приёмки выводятся за выбранный период; обеспеченность областей читается по карте.
Карта остатков по областям
Остаток выбранного бланка окрашивает карту: области с дефицитом видны сразу.
Отчёты по отгрузкам, заявкам и приёмке
Поступившие заявки, выполненные отгрузки, акты передачи и разрез отгрузок по бланку выводятся за период и выгружаются в Excel.
Панель общего состояния
Заявки в ожидании, отгрузки дня и заканчивающиеся бланки собраны на стартовом экране.
Четыре шага от заявки до акта передачи.
Система держит весь путь — от типографии до шкафа в подразделении — единым процессом, и каждый шаг закрывает запись предыдущего.
Подразделение подаёт заявку
Годовая или текущая заявка вносится с обоснованием и запрашиваемым количеством.
План и отгрузка
Заявки сводятся, формируется план распределения и оформляется отгрузка; остаток центрального склада уменьшается.
Диапазон номеров и акт
По бланкам строгой отчётности фиксируется отправленный диапазон и печатается акт передачи.
Подразделение принимает
Подразделение принимает бланки; остаток переходит на него, акт закрывается.
На вашем сервере, с вашими данными.
BEYS работает внутри сети вашей организации; справочник бланков, серийные номера и акты её не покидают. Установка настраивается под вашу структуру подразделений и ваш перечень бланков.
Требования: Windows Server · SQL Server · IIS · Ваша сеть