¿Qué impreso está dónde, cuántos quedan y quién tiene qué serie?
BEYS lleva toda la cadena en un solo sitio: del plan anual de cada impreso al pedido de imprenta, del envío a las oficinas al acta de entrega firmada. En los impresos con número de serie, cada rango queda ligado a la oficina que lo tiene.
Funciona en su propia red · Windows Server · SQL Server · IIS · Sus datos no salen de la organización
Más de 150 impresos en un único maestro.
Cada impreso —del recibo de cobro a los documentos de liquidación, hasta el talonario de multas de la policía de tráfico— se define por su número de impreso. Si es numerado, sus coeficientes de talonario y caja y su vigencia están en la misma ficha.
Definido por su número
Cada impreso se define con su número, nombre y tipo; los coeficientes de talonario, caja y unidad se introducen una vez y sirven para todos los cálculos de plan y envío.
Impresos numerados marcados
Los impresos con número de serie se marcan como controlados: registrar el rango y seguirlo por serie pasa a ser obligatorio.
Seguimiento de versiones
Cuando entra en vigor una versión nueva, el cambio se lee en una tabla: se ve qué oficina conserva todavía cuántos de la anterior.
Impresos derogados
Los impresos retirados se listan aparte; la recogida o la destrucción de lo que quede en las oficinas se gestiona desde esa misma lista.
El plan anual sale de lo que piden las oficinas.
Las oficinas plantean su necesidad anual y diaria en el sistema. Las peticiones se agrupan por impreso y por oficina; las cantidades aprobadas se convierten en el plan de distribución y el plan, en el pedido de imprenta.
Petición anual y diaria
La oficina introduce su necesidad anual al inicio del periodo, abre peticiones diarias para lo que se agota durante el año y sigue el estado desde su propia pantalla.
Por impreso o por oficina
El plan se puede montar en los dos sentidos: un impreso repartido entre todas las oficinas o todos los impresos destinados a una oficina.
Plan general de distribución
El resumen de existencias y demanda de los últimos tres años, junto al plan del año en curso, se reúne en una sola hoja de Excel.
Pedido de imprenta y entrada
El plan aprobado se convierte en pedido; lo que llega de la imprenta se recepciona y entra en las existencias del almacén central.
¿Qué rango de serie, en qué oficina?
En los impresos con serie el envío no se cierra solo con la cantidad: también se registra el rango que salió. Años después sigue pudiendo saberse qué oficina recibió un documento, en qué fecha y con qué acta de entrega.
Registro del rango de serie
El rango de serie y numeración se anota en el envío; los rangos no pueden solaparse y la misma serie no puede ir a dos oficinas.
Informe de documentos controlados
Eligiendo impreso y periodo se listan los números entregados y recibidos, con exportación a Excel.
Cuadre con el acta de entrega
El acta se imprime desde el sistema con su rango de serie; cuando la oficina confirma la recepción, el registro queda cerrado.
Lo primero que pregunta una auditoría es un número: «¿A quién se entregó el documento con este número?». La respuesta cabe en una pantalla, con su fecha y su acta.
Del almacén central al armario de la oficina.
Las existencias se siguen en tres niveles: almacén central, provincia y oficina. Recuento, aviso de mínimos, traspaso entre oficinas y destrucción trabajan sobre el mismo registro de stock.
Stock central, provincial y de oficina
Cuántos ejemplares de un impreso quedan en el almacén central, en el provincial y en la oficina se ve por separado y por año.
Recuento y aviso de mínimos
Los resultados del recuento físico se introducen en el sistema; cuando un impreso baja del mínimo definido, salta un aviso.
Traspaso entre oficinas
Lo que a una oficina le sobra y a otra le falta se traspasa sin pasar por el centro; el movimiento queda escrito en las dos fichas.
Destrucción y traspaso anual
Lo derogado o deteriorado se da de baja con la fecha y el número del oficio de destrucción; a fin de año lo que queda pasa al ejercicio siguiente.
Todo el país en una pantalla.
Peticiones, envíos y recepciones se informan por periodo; la situación de existencias de las provincias se lee sobre el mapa.
Mapa provincial de existencias
El stock del impreso elegido colorea el mapa: las provincias con escasez se distinguen de un vistazo.
Informes de envío, petición y recepción
Peticiones recibidas, envíos realizados, actas de entrega y el desglose de envíos por impreso se listan por periodo y se exportan a Excel.
Panel de situación
Peticiones pendientes, envíos del día e impresos que se están agotando se reúnen en la pantalla de inicio.
Cuatro pasos, de la petición al acta de entrega.
El sistema mantiene todo el recorrido —de la imprenta al armario de la oficina— como un solo flujo, y cada paso cierra el registro que dejó el anterior.
La oficina pide
La petición anual o diaria se introduce con su justificación y la cantidad solicitada.
Plan y envío
Las peticiones se agrupan, se cierra el plan de distribución y se emite el envío; el stock central baja.
Rango de serie y acta
En los impresos numerados se registra el rango enviado y se imprime el acta de entrega.
La oficina recepciona
La oficina recibe los impresos; el stock pasa a su cargo y el acta queda cerrada.
En su propio servidor, con sus propios datos.
BEYS funciona dentro de la red de su organización; el maestro de impresos, los números de serie y las actas no salen de ella. La instalación se configura según su árbol de oficinas y su lista de impresos.
Requisitos: Windows Server · SQL Server · IIS · Su propia red