Quel imprimé est où, combien en reste-t-il, qui détient quelle série ?
BEYS tient toute la chaîne au même endroit : du plan annuel de chaque imprimé à la commande d'impression, de l'expédition vers les services au bon de remise signé. Pour les imprimés numérotés, chaque plage de série est rattachée au service qui la détient.
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Plus de 150 imprimés, dans un seul référentiel.
Chaque imprimé — de la quittance aux pièces de liquidation, jusqu'au carnet de contraventions de la police de la route — est défini par son numéro d'imprimé. Son caractère numéroté, ses coefficients de carnet et de carton et son état de validité figurent sur la même fiche.
Défini par son numéro
Chaque imprimé est défini par son numéro, son libellé et son type ; les coefficients carnet, carton et unité sont saisis une fois et servent à tous les calculs de plan et d'expédition.
Imprimés numérotés signalés
Les imprimés porteurs d'un numéro de série sont marqués comme contrôlés : la saisie de la plage et le suivi par série deviennent obligatoires.
Suivi des versions
Quand une nouvelle version entre en vigueur, le changement se lit dans un tableau : on voit quel service détient encore combien de l'ancienne.
Imprimés retirés
Les imprimés retirés de l'usage sont listés à part ; le rappel ou la destruction du reliquat dans les services se pilote depuis cette même liste.
Le plan annuel sort des demandes des services.
Les services expriment leurs besoins annuels et quotidiens dans le système. Les demandes sont consolidées par imprimé et par service ; les quantités validées deviennent le plan de distribution, et le plan devient la commande d'impression.
Besoins annuels et quotidiens
Le service saisit son besoin annuel en début de période, ouvre une demande quotidienne pour ce qui s'épuise en cours d'année et suit l'avancement depuis son écran.
Par imprimé ou par service
Le plan se construit dans les deux sens : un imprimé réparti sur tous les services, ou tous les imprimés destinés à un service.
Plan général de distribution
Trois années de stocks et de demandes, plus le plan de l'année en cours, sont réunis dans un seul tableau Excel.
Commande d'impression et entrée en stock
Le plan validé devient une commande d'impression ; ce qui revient de l'imprimeur est réceptionné et entre au magasin central.
Quelle plage de série, dans quel service ?
Pour les imprimés numérotés, une expédition ne se solde pas par la seule quantité : la plage de série partie est enregistrée avec elle. Des années plus tard, on retrouve encore quel service a reçu un document donné, à quelle date et sous quel bon de remise.
Saisie de la plage de série
La plage de série et de numéro est portée sur l'expédition ; les plages ne peuvent pas se chevaucher et un même numéro ne peut pas partir vers deux services.
État des valeurs inactives
En choisissant un imprimé et une période, les numéros remis et reçus sont listés puis exportés vers Excel.
Rapprochement avec le bon de remise
Le bon de remise est édité par le système avec sa plage de série ; dès que le service accuse réception, l'enregistrement est clos.
Le contrôle commence toujours par un numéro : « À qui le document portant ce numéro a-t-il été remis ? » La réponse tient sur un écran, avec sa date et son bon de remise.
Du magasin central à l'armoire du service.
Le stock se suit à trois niveaux : magasin central, département et service. Inventaire, alerte de seuil, transfert entre services et destruction s'appuient sur le même enregistrement de stock.
Stocks central, départemental et local
Le reliquat d'un imprimé au magasin central, au magasin départemental et dans le service apparaît séparément et par année.
Inventaire et seuil minimal
Les résultats de l'inventaire physique sont saisis ; dès qu'un imprimé passe sous son seuil défini, une alerte est émise.
Transfert entre services
Ce qu'un service a en trop et un autre en moins se transfère sans passer par le centre ; le mouvement s'inscrit dans les deux dossiers.
Destruction et report annuel
Les imprimés retirés ou abîmés sortent du stock avec la date et le numéro du courrier de destruction ; en fin d'année, le reliquat est reporté sur l'exercice suivant.
Tout le pays sur un écran.
Demandes, expéditions et réceptions se rapportent par période ; l'état des stocks des départements se lit sur la carte.
Carte des stocks par département
Le stock de l'imprimé choisi colore la carte : les départements en tension ressortent d'un coup d'œil.
États d'expédition, de demande et de réception
Demandes reçues, expéditions faites, bons de remise et détail des envois par imprimé sont listés par période et exportés vers Excel.
Tableau de bord
Demandes en attente, expéditions du jour et imprimés qui s'épuisent sont réunis sur l'écran d'accueil.
Quatre étapes, de la demande au bon de remise.
Le système tient tout le trajet — de l'imprimeur à l'armoire du service — en un seul flux, et chaque étape solde l'enregistrement de la précédente.
Le service demande
La demande annuelle ou quotidienne est saisie avec sa justification et la quantité souhaitée.
Plan et expédition
Les demandes sont consolidées, le plan est arrêté et l'expédition est émise ; le stock central diminue.
Plage de série et bon de remise
Pour les imprimés numérotés, la plage envoyée est enregistrée et le bon de remise est édité.
Le service réceptionne
Le service prend livraison ; le stock bascule sur son compte et le bon de remise est clos.
Sur votre serveur, avec vos données.
BEYS fonctionne à l'intérieur du réseau de votre organisation ; référentiel des imprimés, numéros de série et bons de remise n'en sortent pas. L'installation se règle sur votre arborescence de services et votre liste d'imprimés.
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