どの帳票がどこに、あと何部、どの連番が誰の手元に。
BEYS は、帳票ごとの年間計画から印刷発注、拠点への出荷、署名済みの受渡書までを一つの流れで扱います。連番の付いた重要帳票では、どの番号帯がどの拠点にあるかを一件ずつ追跡します。
自社ネットワークで稼働 · Windows Server · SQL Server · IIS · データは組織外に出ません
150 を超える帳票を、ひとつのマスタで。
領収証や賦課関係の書類から、交通警察が持つ切符の綴りまで、印刷されるすべての帳票を帳票番号で定義します。連番付きかどうか、冊・箱の換算係数、現在も有効かどうかが同じカードに載ります。
帳票番号で定義
帳票は番号・名称・種類で定義し、冊・箱・部の換算係数は一度だけ登録。以後の計画と出荷の計算はすべてこの係数で行われます。
連番帳票の区分
シリアル番号を持つ帳票は管理対象として印を付けます。これらは番号帯の入力と番号単位の追跡が必須になります。
改版の追跡表
帳票が新しい版に切り替わると、移行状況が一覧で追えます。どの拠点に旧版が何部残っているかが分かります。
使用停止の帳票
廃止された帳票は別に一覧化され、拠点に残った在庫の回収や廃棄も同じ一覧から進められます。
年間計画は、拠点の請求から生まれる。
拠点は年間および日々の必要数をシステムから請求します。請求は帳票別・拠点別に集約され、承認された数量が配付計画に、計画が印刷発注になります。
年間請求と日次請求
拠点は期首に年間必要数を入力し、年度途中で切れた帳票は日次で請求し、自分の画面で進捗を追えます。
帳票別にも拠点別にも
配付計画は二つの方向のどちらからでも組めます。一つの帳票を全拠点へ配る形でも、一つの拠点へ送る帳票をまとめる形でも構いません。
総合配付計画
直近三年の在庫・請求の要約と当年の計画を、一つの Excel 表にまとめて出力します。
印刷発注と入庫
承認された計画は印刷発注になり、印刷所から届いた帳票は受領のうえ中央倉庫の在庫に加えられます。
どの番号帯が、どの拠点に。
連番付きの帳票では、出荷は数量だけでは締まりません。送った番号帯も一緒に記録されます。何年経っても、その文書がどの拠点へ、いつ、どの受渡書で渡ったかを辿れます。
番号帯の入力
出荷する重要帳票のシリアルと連番の範囲を出荷記録に書き込みます。範囲は重複できず、同じ番号が二つの拠点へ行くことはありません。
管理帳票レポート
帳票と期間を選ぶと、引き渡した番号と受け取った番号が一覧になり、Excel に出力できます。
受渡書との突合
受渡書は番号帯とともにシステムから印刷され、拠点が受領を確認すると記録が閉じられます。
監査が最初に尋ねるのは番号です。「この番号の文書は誰に渡したのか」— その答えが、日付と受渡書つきで一画面に収まっています。
中央倉庫から拠点のキャビネットまで。
在庫は中央倉庫・県・拠点の三層で追跡します。棚卸の入力、最低在庫の警告、拠点間の移管、廃棄はすべて同じ在庫記録の上で動きます。
中央・県・拠点の在庫
ある帳票が中央倉庫、県の倉庫、拠点にそれぞれ何部残っているかを、年度別に分けて表示します。
棚卸と最低在庫警告
実地棚卸の結果を登録します。帳票ごとに定めた最低在庫を下回ると警告が出ます。
拠点間の移管
一方に余り、他方に足りない帳票は中央を介さずに移管できます。移動は両方の記録に残ります。
廃棄と年度末繰越
廃止・毀損した帳票は廃棄通知の日付と番号を添えて在庫から落とします。年度末には残数が翌年度へ繰り越されます。
全国が一画面に。
請求・出荷・受領の動きは期間で集計され、県ごとの在庫状況は地図から読み取れます。
県別在庫の地図
選んだ帳票の在庫状況が地図上で色分けされ、不足している県がひと目で分かります。
出荷・請求・受領レポート
届いた請求、実施した出荷、受渡書、帳票別の出荷明細を期間指定で一覧化し、Excel に出力します。
全体状況パネル
未処理の請求、その日の出荷、残りが少なくなった帳票が開始画面にまとまります。
請求から受渡書まで、四段階。
印刷所から拠点のキャビネットまでの道のりを、システムが一つの流れとして保持します。各段階は前の段階の記録を閉じていきます。
拠点が請求する
年間または日次の請求を、理由と希望数量とともに登録します。
計画と出荷
請求を集約して配付計画を確定し、出荷を起票します。中央倉庫の在庫が減ります。
番号帯と受渡書
連番帳票では送付した番号帯を記録し、受渡書をシステムから印刷します。
拠点が受領する
拠点が帳票を受け取ると在庫が拠点側に移り、受渡書の記録が閉じられます。
自社サーバーで、自社のデータで。
BEYS は組織のネットワーク内で動きます。帳票マスタ、シリアル番号、受渡書が外に出ることはありません。導入時は拠点階層と帳票一覧に合わせて設定します。
動作要件: Windows Server · SQL Server · IIS · 自社ネットワーク